De kracht van procesverbetering met KanBan

Velen onder jullie die al met Lean in aanraking zijn gekomen kennen al wel een toepassing van KanBan. In Leanplanning sessies met een groep mensen een planning samenstellen met behulp van post-it velletjes, met als resultaat een planning die door iedereen gedragen wordt en haalbaar is.

Er is echter veel meer te halen uit KanBan. Jammer eigenlijk dat veel mensen in Lean Management niet verder komen als Leanplannen, met alleen de focus op tijdbeheersing.

KanBan is namelijk een heel mooi instrument op je proces te beheersen en te verbeteren. Het kan je team naar een hoger niveau tillen, samenwerking verbeteren en bijdragen aan continue ontwikkeling.

Hoe het werkt? Er zijn veel overeenkomsten met Leanplannen: de mensen die het doen, ontwerpen het proces. Het proces visualiseer je ook met de post-it velletjes, en iedereen is verantwoordelijk voor de taak op een post-it wat hij inbrengt in het proces.

De post-it is nog steeds een taak die moet worden uitgevoerd. En ja, er staat ook op wanneer je denkt dat je de taak klaar hebt. Het verschil is echter dat je als team kijkt hoe een taak door het proces loopt. Zoals in de verhalen over Lean wel eens vertelt wordt dat een onderdeel op de lopende band gemerkt wordt om hem te kunnen volgen door het proces.

Waar start je? Eigenlijk heel simpel: Gooi je procedures uit je kwaliteitshandboek in de prullenbak en begin waar mensen zich thuis voelen. Met andere woorden laat ze doen wat ze altijd doen (en dat is vaak niet volgens de procedures die op papier staan).

Breng je team bij elkaar en laat ieder teamgenoot 3 tot 5 taken op verschillende post-it stickers schrijven, waarvan zij zelf denken dat het hun belangrijkste taken zijn. Laat ze vervolgens op 3 tot 5 post-it stickers in een andere kleur bij elk van de taken opschrijven van wie of welke rol ze welke input verwachten. En als laatste op weer een andere kleur post-it schrijven ze op aan wie ze wat afleveren bij elke taak. Het is de bedoeling dat ze niet van elkaar zien wat ze opschrijven. Geheel vanuit hun eigen inzicht in hun rol en verwachtingspatroon naar anderen.

Als je team hiermee klaar is stapt elk willekeurig teamlid naar het whiteboard. En tekent een kolom hierop van een procesfase waarin hij of zij zijn taak plaatst. En de post-it met de input, en de post-it met de output. Een voor een tekenen de teamleden de procesfasen uit en plakken hierin hun taken.

Wat je krijgt is een visualisatie van jullie proces zoals dat in werkelijkheid gaat. En niet zoals je het wenst. Dat is dus zoals jullie werken.

 

En meteen kan het leren starten. Want: staan de stickers met de naam of functie van wie jij input verwacht bij jouw taak, op dezelfde plek als die persoon zijn output sticker van zijn taak heeft geplaatst met jouw naam of functie? Nee? Dan zit daar dus een knelpunt in jullie proces, en heb je dus gevisualiseerd wat je met elkaar kunt verbeteren.

 

 En weet je wat het mooie is? Normaal gesproken wordt er vaak gekibbeld en geklaagd over wat iemand had moeten doen of dat iets niet je verantwoording is. Door het te visualiseren haal je het uit de persoonlijke sfeer en dat maakt het verbeteren van jullie proces een stuk eenvoudiger.

 

En natuurlijk heb je je procedures niet in de vuilnisbak gegooid. Zij zijn immers de basis voor je certificering. Je hebt ze hooguit even terzijde gelegd. Nu je weet hoe je als team werkelijk werkt, kun je ook zien waar de overeenkomsten en verschillen zitten ten opzichte van de procedures uit het handboek. Dit is dan de volgende stap naar verbetering. Maar stap niet in de valkuil door te zeggen dat de teamleden moeten veranderen en de procedures moeten volgen. Maar laat ze gezamenlijk bij het bord de aansluiting met de procedures vinden door aan de slag te gaan met de taken op de Post-it’s en de input en output te waarborgen.